【初心者向け】ChatGPTでメールを書く方法とコツ

「メールを書くのに時間がかかってしまう」「どんな言葉を使えばいいのか迷ってしまう」そんな経験はありませんか。

特に、お詫びの連絡や、目上の方へのお願いごとなど、少し気を使う場面ほど、書き出しの一文で手が止まってしまうものです。

実はぼくも、メール一通に何十分も悩んでしまうことがよくありました。

そんなときに助けてくれたのが、ChatGPTです。

おかげで今はメールに使う時間を短縮できています。

今回は、初心者の方でもすぐに使える、ChatGPTでのメール作成方法を、実際の例文とあわせてご紹介します。

ChatGPTへのお願いの仕方（プロンプト例）
まとめ

ChatGPTへのお願いの仕方（プロンプト例）

ChatGPTにメールを作ってもらうときは、次の3つを伝えるだけで十分です。

・誰に送るメールか
・どんな内容を伝えたいか
・どんな雰囲気で書きたいか(丁寧に、やわらかく、など)

たとえば、次のように伝えてみましょう。

実例を使った例文

お願いの仕方

「取引先に、打ち合わせの日程を来週に変更してほしいとお願いするメールを、丁寧な言葉づかいで書いて」

このように伝えるだけで、ChatGPTはすぐに文章を作ってくれます。細かい言い回しを自分で考える必要はありません。

ChatGPTの回答例

「お世話になっております。先日ご相談いたしました打ち合わせの日程について、

恐れ入りますが、来週への変更をお願いできますでしょうか。

ご都合の良い日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。」

こうした文章が数秒で出てくるので、あとは会社名や名前など、必要な部分を自分で補うだけで、

すぐに送れる形に仕上がります。

気に入らないときは直してもらおう

一度で完璧な文章が出てこなくても大丈夫です。焦らずに、

「もう少し短くして」「もっとやわらかい言い方にして」「もう少しかしこまった言い方にして」

と伝えれば、その場で書き直してくれます。

何度でもやり取りできるので、納得のいく文章になるまで気軽に調整してみましょう。

お詫びメールにも使える

納期の遅れや、対応のミスなど、謝罪の気持ちを伝えるメールは、特に言葉選びに悩みやすいものですよね。

ぼく自身お詫びメールが一番難しいと感じます。

こうした場面でも、「〜について取引先にお詫びするメールを書いて」と伝えるだけで、

丁寧な謝罪文の下書きを作ってもらえます。そこに自分の言葉を少し加えることで、

より気持ちのこもった文章になります。

仕事上で何かミスをしてしまい、お詫びが必要になった際は、ぜひ使ってみてください。

まとめ

ChatGPTを使えば、メール作成にかかる時間と悩む時間を大きく減らすことができます。

誰に、何を、どんな雰囲気で伝えたいかを伝えるだけで、すぐに使える文章の下書きを作ってもらえるので、

初心者の方でも気軽に試すことができます。

まずは簡単な業務連絡のメールから、ChatGPTにお願いしてみてはいかがでしょうか。

ただし、どんなメールも、返ってきた文章をそのまま送るのは避けましょう。

一度は必ず目を通し、自分の気持ちを一言添えてみてください。その一手間が、相手への誠意として伝わるはずです。

コピーして使える例文

〇〇に送るメールを書いてください。

内容は〇〇です。

丁寧な言葉づかいでお願いします。